プライバシーポリシー（一般）

定義

本ポリシーで使用する主要な用語の定義を以下に示します。用語の理解が適切であることは、個人情報の取り扱いを正確に把握するために重要です。

「個人データ」とは、識別された、または識別可能な自然人に関するあらゆる情報を指します。氏名、連絡先、身分証明情報、物件所有情報等を含みます。

「処理」とは、収集、記録、整理、保存、利用、提供、削除等、個人データに対して行われるあらゆる操作を意味します。

「利用者」とは、当社のサービスを利用する個人または法人の代理人を指し、当社に書類を提出する依頼者を含みます。

「サービス」とは、FlatNowDocsが提供する物件書類レビュー、調査報告、相談サポート等を指します。

「Cookie」とは、利用者の端末に保存される小さなデータであり、サイトの利用状況の分析やセッション管理に利用されます。

利用目的

当社は収集したデータを、以下の明示された目的の範囲内で利用します。目的外利用は原則行いません。

• 物件書類レビューおよび報告書の作成・提供
• 本人確認および権利関係の確認のための照合
• サービス利用の管理、請求および決済処理
• 法令遵守および不正検知のための審査
• サービス品質向上のための分析・統計処理
• 利用者への連絡、相談対応、アフターサポート
• 利用者が同意したマーケティング情報の送付（同意がある場合）
• 合併・事業譲渡等の際の必要な情報の引継ぎ

法的根拠

当社が個人データを処理する場合の主な法的根拠は以下のとおりです。処理の種類により適用される根拠が異なります。

• 契約の履行（サービス提供のために必要な処理）
• 正当なメリット（不正防止、サービス改善、セキュリティ確保等のための必要な処理）
• 利用者の同意（マーケティング等、同意に基づく処理）
• 法令上の義務の遵守（請求書類の保存義務等）

データ主体の権利（参考）

利用者は自身の個人データに関して一定の権利を有します。日本国内の制度を前提に、アクセス、訂正、削除等の請求に対応します。請求には本人確認が必要です。

• アクセス権：保有する個人データの開示請求
• 訂正権：不正確なデータの訂正を求める権利
• 削除権：保存目的に照らして不要な場合の削除請求
• 処理制限権：処理を一定期間制限する請求
• データポータビリティ：機械可読な形式でのデータ受領の要求（適用範囲内）
• 異議申し立て：正当なメリットに基づく処理への異議の申し立て

Cookieの利用

当社はウェブサイトの利便性向上と分析のためにCookieを使用します。Cookieにより個人が特定される場合は、利用目的の範囲内で取り扱います。

技術的に必要なCookie、パフォーマンス向上のための分析Cookie、設定保持のための機能Cookieなどを利用します。匿名化された集計情報以外は原則同意に基づき取得します。

1) 必要なCookie 2) 分析・パフォーマンスCookie 3) 機能性Cookie 4) 広告・マーケティングCookie（同意がある場合）

ブラウザ設定や各種ツールによりCookieの受け入れ拒否・削除が可能です。ただし拒否すると一部機能が利用できなくなる場合があります。

Cookieに関する詳細はこちら

データの共有

当社はサービス提供に必要な範囲で外部事業者とデータを共有します。共有先は機密保持の契約を締結し、適切な取扱いを求めます。

• 決済代行事業者：請求と決済の処理のために必要な情報
• 登記情報提供事業者や調査パートナー：物件確認のための情報照会
• 解析サービス事業者：サービス改善のための匿名化されたデータ集計
• 法的手続きや公的機関からの要請に基づく提供
• 合併・事業譲渡等の際の引継ぎ先（必要最小限の範囲）
• 利用者の明示的同意がある第三者

国際データ転送

サービス運用上必要な場合、利用者データを国境を越えて転送することがあります。転送先の法的枠組みや保護措置を確認し、合理的な安全対策を講じます。

第三者への転送に際しては、必要に応じて契約による保護措置や技術的管理策（暗号化等）を採用し、適用法令に則して手続きを行います。

保存期間

収集したデータは利用目的に必要な期間のみ保存します。法令により保存義務がある場合は当該期間保管します。

アカウント情報：利用期間中および解約後一定期間（法令に基づく保存期間を含む）は保持します。

通信記録・問い合わせ履歴：サポート対応のため合理的な期間保持し、その後削除または匿名化します。

アクセスログ・監査ログ：運用上およびセキュリティ監査のため一定期間保存し、その後削除または匿名化します。

利用者からの削除要請が認められる場合、法令上保存義務がある情報を除き、速やかに削除または消去措置を実施します。

セキュリティ措置

個人データの機密性・完全性・可用性を維持するために、組織的・人的・技術的な対策を講じています。外部委託先にも同等の管理を求めます。

• 通信の暗号化（TLS等）および保存データの暗号化
• アクセス制御と権限管理、定期的なログ監査
• セキュリティ教育、脆弱性対応と外部監査の実施

利用者の権利と手続き

利用者は自身の個人データに関して開示、訂正、削除等の請求を行うことができます。請求手続きには本人確認が必要です。合理的な期間内に対応します。

• 開示請求：保有する個人データの開示を請求できます。請求方法や身元確認については当社窓口で案内します。
• 訂正請求：不正確な情報の修正を求めることができます。提出書類により確認の上で対応します。
• 削除請求：保存目的を満たさない場合や同意の撤回があった場合、法令上の制約を除き削除を検討します。
• 処理制限の請求：特定の処理の停止を求めることができます。合理的に対応可能な範囲で実施します。
• データ移転の要求：可能な範囲で機械可読な形式でのデータ提供に対応します。ただし法的制約や第三者の権利を考慮します。
• 異議申立て：正当なメリットに基づく処理に対する異議を申し立てることができます。状況に応じて検討し対応します。
• 個人データの第三者提供に関する通知を求める権利。過去に第三者へ提供された記録について、提供先・提供目的・提供日を照会できます。
• 処理の制限を求める権利。個人データの正確性に疑義がある場合や処理が違法であると考える場合に、特定の処理を制限する申請が可能です。

個人情報に関する請求方法

FlatNowDocsでは、本人または正当な代理人からの情報開示、修正、削除、処理制限、データ移転の申請を受け付けます。請求は書面またはドメイン内の専用フォームを通じて行ってください。申請には本人確認のための最小限の情報（氏名、登録メールアドレス、請求の種類と詳細）を提供いただきます。

[email protected]

通常、請求受領後30日以内に初回の回答を行います。複雑な案件や追加確認が必要な場合は、対応に追加期間を要する旨を通知し、進捗をお知らせします。